Warm werden mit Outlook

Läuft nicht wie es soll ? Nervt nur noch ?



Beruhigung zum Start

Nun habt ihr einige Tage schon Outlook im Einsatz und findet es wahrscheinlich ... wie soll man es am Besten sagen ... nervig bis ätzend. Zu viele Buttons, alles nicht an der richtigen Stelle und bei Apple Mail lief es smoother.

 

Das verstehen wir nur zu gut :o) Wir haben den Umstieg selbst gemacht und von Apple Mail in die Microsoft Welt ist nicht es nicht einfach - grade bei dem wichtigen Thema eMail. Daher wollen wir euch hier unterstützen (mental und mit Tipps) und die Gewöhnung so leicht wie möglich machen. Denn genau das ist es am Ende: Eine Gewöhnungssache.

 

Bevor der Blutdruck steigt und ihr nicht mehr klar kommt, schaut euch die Tipps & Ideen unten an und bitte, gebt dem ganzen Zeit: Es wird ca. 1 - 3 Monate dauern, bis man blind und wie gewohnt damit arbeiten kann.

 


Das Warum

Warum überhaupt die ganze Umstellung, wenn es doch so viel Aufwand und Ärger macht ? 

 

Zum einen wurde euer bisheriger Mailserver Kerio Connect nicht mehr mit Updates versorgt, was einen Wechsel nötig machte. Microsoft 365 ist da die sinnvollste Wahl, da es viele Anforderungen löst und Teams sich immer mehr als Standard in der Welt etabliert. Zudem gibt viele interessante Erweiterungen, die wir in Zukunft nutzen können, z. B. die Anbindung von automatischen Signaturen.

 

Ja, OK. Aber warum nicht weiterhin Apple Mail ? Das hätten wir auch lieber weiter genutzt, es gibt es einiges an schweren Bugs (Mails und Kontakten syncen nicht korrekt) und die Anbindung wurde von Apple selbst geschrieben. Bei größeren Problemen bekommen wir keine Hilfe von Microsoft, weil es nicht offiziell unterstützt wird.


Tipps & Tricks fürs neue Outlook

Altes oder neues Outlook verwenden ?

 

Das neue Outlook ist noch Beta, wir verwenden es aber lieber als die alte Version: Das Design ist übersichtlicher, nicht so viele verwirrende Buttons und die Suche ist deutlich besser. Von daher von uns die klare Empfehlung: Nehmt das neue Outlook. Mit dem Schieberegler rechts oben könnt ihr dorthin wechseln.



Die Suche in eMails

 

Im alten Outlook ist die Suche leider nicht optimal. Man weiß ganz genau: Da war doch gestern eine Mail von Max, man kann sie aber nicht finden.

 

Bitte nutzt hier das neue Outlook, die Suche dort verwendet eine verbesserte Suchengine von Microsoft und zeigt die Mails ordentlich an. Am Besten sucht ihr nur nach einem Namen wie Max Mustermann und drückt Enter. 

 

Links könnt ihr wählen, ob ihr nur das aktuelle Postfach oder alles im Outlook durchsuchen möchtet.

 

Rechts auf den drei Strichen könnt ihr eine erweiterte Suche finden, welche es besser eingrenzen kann.

 

 

 



Die Suche in Kontakten

 

Outlook zeigt bei der Suche nach Kontakten immer auch Vorschläge von Leuten an, mit denen mal geschrieben haben. Das kann verwirrend aussehen, weil einige Kontakte dann doppelt angezeigt werden (einer davon nur mit Mailadresse)

 

Daher wählt bitte links den Kontakteordner aus (meistens Public) und wählt im Suchfeld nur Aktuelles Postfach aus. Bitte auch hier nur nach einem Namen suchen und nicht nach einer Mailadresse.



Lesebereich ändern

 

Im Standard ist der Lesebereich auf der rechten Seite. Das könnt ihr im Menü Darstellung -> Lesebereich ändern. Das geht auch bei den Kontakten und bietet die Möglichkeit die Kontakte zum Beispiel nach Firma zu sortieren.



Mails verschieben statt kopieren

 

Anders als Apple Mail kopiert Outlook Mails, wenn ihr diese von einem in ein anderes Postfach verschiebt. Wollt ihr sie wirklich verschieben, haltet dabei bitte die Apfel (Command)-Taste gedrückt.



Einladung mit Teams direkt in Outlook erstellen

 

Im Kalender könnt ihr einfach jemanden zum Termin einladen und mit einem Klick ein Teams-Meeting daraus machen. Der Empfänger erhält dann eine Mail mit dem Link zur Teams-Konferenz.



Sortierung von Ordnern

 

Apple Mail besaß das Feature Ordner auch außerhalb des Alphabets zu sortieren. So konnte man wichtige Ordner nach Oben ziehen, um schnellen Zugriff zu haben.

 

Outlook sortiert immer nach Alphabet. Wenn ihr dort Ordner nach oben ziehen möchtet, benennt sie bitte um und nummeriert sie.

 

 



Farbe reinbringen

 

 

Es gibt auch coole Sachen, die Outlook angenehm machen. Man kann für jedes Postfach farbige Kategorien mit Namen vergeben und mit denen dann Mails markieren.

 

Bei allgemeinen Postfächern (die jeder hat) synchronisieren sich die Farben und jeder sieht es.

 



Symbolleiste anpassen

 

 

Unter Darstellung -> Symbolleiste anpassen könnt ihr euch die wichtigsten Buttons  reinholen. Hier ist ein Vorschlag: