Warm werden mit Outlook

Die Suche in eMails

Im alten Outlook ist die Suche leider nicht optimal. Man weiß ganz genau: Da war doch gestern eine Mail von Max, man kann sie aber nicht finden.

Bitte nutzt hier das neue Outlook, die Suche dort verwendet eine verbesserte Suchengine von Microsoft und zeigt die Mails ordentlich an. Am Besten sucht ihr nur nach einem Namen wie Max Mustermann und drückt Enter. 

Links könnt ihr wählen, ob ihr nur das aktuelle Postfach oder alles im Outlook durchsuchen möchtet.

Rechts auf den drei Strichen könnt ihr eine erweiterte Suche finden, welche es besser eingrenzen kann.

Die Suche in Kontakten

Outlook zeigt bei der Suche nach Kontakten immer auch Vorschläge von Leuten an, mit denen mal geschrieben haben. Das kann verwirrend aussehen, weil einige Kontakte dann doppelt angezeigt werden (einer davon nur mit Mailadresse)

Daher wählt bitte links den Kontakteordner aus (meistens Public) und wählt im Suchfeld nur Aktuelles Postfach aus. Bitte auch hier nur nach einem Namen suchen und nicht nach einer Mailadresse.

Lesebereich ändern

Im Standard ist der Lesebereich auf der rechten Seite. Das könnt ihr im Menü Darstellung -> Lesebereich ändern. Das geht auch bei den Kontakten und bietet die Möglichkeit die Kontakte zum Beispiel nach Firma zu sortieren.

Mails verschieben statt kopieren

Anders als Apple Mail kopiert Outlook Mails, wenn ihr diese von einem in ein anderes Postfach verschiebt. Wollt ihr sie wirklich verschieben, haltet dabei bitte die Apfel (Command)-Taste gedrückt.

Einladung mit Teams direkt in Outlook erstellen

Im Kalender könnt ihr einfach jemanden zum Termin einladen und mit einem Klick ein Teams-Meeting daraus machen. Der Empfänger erhält dann eine Mail mit dem Link zur Teams-Konferenz.

Sortierung von Ordnern

Apple Mail besaß das Feature Ordner auch außerhalb des Alphabets zu sortieren. So konnte man wichtige Ordner nach Oben ziehen, um schnellen Zugriff zu haben.

Outlook sortiert immer nach Alphabet. Wenn ihr dort Ordner nach oben ziehen möchtet, benennt sie bitte um und nummeriert sie.

Farbe reinbringen

Es gibt auch coole Sachen, die Outlook angenehm machen. Man kann für jedes Postfach farbige Kategorien mit Namen vergeben und mit denen dann Mails markieren.

Bei allgemeinen Postfächern (die jeder hat) synchronisieren sich die Farben und jeder sieht es.

Symbolleiste anpassen

Unter Darstellung -> Symbolleiste anpassen könnt ihr euch die wichtigsten Buttons  reinholen. Hier ist ein Vorschlag:

Abwesenheitsnotiz erstellen

Rechtsklick auf die Emailadresse, worin die Abwesenheitsnotiz aktiviert werden soll.

Dann auf Automatische Antworten -> Haken setzten bei Automatische Antworten für das Konto Namen@Domain.de senden.

Ihr  könnt nun im oberen Textfeld für interne eine Abwesenheitsnotiz erstellen und im unteren Textfeld für externe. Zusätzlich lässt sich eine Datum und Uhrzeit festlegen, wann die Notiz aktiviert/deaktiviert werden soll. 

Kalenderfreigaben erstellen

Klick auf das Dreipunkt-Menü am Ende der Zeile des betreffenden Kalenders.

Dann auf Freigabeberechtigungen. Per Klick auf das „+“-Symbol eine neue Freigabe erstellen. Den Namen der Person eingeben, mit der geteilt werden soll und bestätigen.

Im Anschluss je Person die individuellen Berechtigungen wählen.

I.d.R. sind die Einträge „kann bearbeiten“ (Ändern-Zugriff) und „kann alle Details anzeigen“ (Lesen-Zugriff) interessant.